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Dokumentenmanagement, CRM, Archivierung, Kommunikation & Workflow mit DOCUframe®

 

 

DOCUframe® ist die vollumfängliche Informations- und Kommunikationsplattform für die Erfüllung aller Dokumentenmanagement- und CRM-BedürfnisseIhres Unternehmens. Alle Funktionalitäten für Ihre Kommunikation wie E-Mail, Fax, SMS, Mobile Client und Telefonie sowie sämtliche CRM- und Archivierungsfunktionalitäten stehen Ihnen mit DOCUframe® innerhalb ein und desselben Systems zur Verfügung.

 

Ob revisionssichere Archivierung, gezielte Kundenansprache mit Hilfe modernster Kommunikationsmittel oder spezifische Auswertungsmöglichkeiten im Sinne einer hoch entwickelten Business Intelligence-Funktionalität: Mit DOCUframe® werden alle Anforderungen, die der Mittelstand sowohl an ein DMS- als auch an ein CRM-System stellt, vollständig erfüllt. DOCUframe® ist in jede bestehende IT-Infrastruktur integrierbar.

 

 

 


Die Basis für die Pflege der Kundenbeziehungen bildet in DOCUframe® das Adress- und Dokumentenmanagement. So werden sämtliche eingehenden Dokumente wie z.B. E-Mail oder Fax automatisch dem entsprechenden Kunden zugeordnet. Den Mitarbeitern bleibt damit viel manueller Aufwand erspart. Die zugeordneten Dokumente wiederum bilden zusammen mit den zum Kunden gesammelten Daten die Ausgangsbasis für die gezielte Kundenansprache sowie für Analysen und Berichte.

Neben den CRM- und DMS-Funktionalitäten bündelt DOCUframe® eine Reihe weiterer Möglichkeiten innerhalb derselben Anwendung. So sind Projektverwaltung, Kampagnen- und Veranstaltungsmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe® abgedeckt werden können.

DOCUframe® hilft Ihnen, Kosten zu sparen. Die von uns entwickelte Makrosprache DOCUcontrol® ermöglicht es, alle innerbetrieblichen Prozesse und Abläufe innerhalb kürzester Zeit abzubilden und zu optimieren. Individuelle Anpassungen oder Erweiterungen sind mit DOCUcontrol® einfach und kostengünstig implementierbar. Bei Versionswechsel oder Updates bleiben alle benutzerspezifischen Anpassungen zu 100 Prozent erhalten. (100% Releasefähigkeit)

DOCUframe® Funktionen

DOCUframe®, die Komplettlösung für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation und Workflow, basiert auf einer effizienten, objektorientierten 32-Bit Client-Server Datenbank. Die objektorientierte Struktur von DOCUframe® bietet eine ausgesprochen transparente Datenstruktur und die Voraussetzung für logische und intelligente Abläufe.

DOCUtoday®

DOCUtoday ist der Startbildschirm von DOCUframe® und informiert den Benutzer u.a. über die Termine des heutigen Tages und über Anrufe in Abwesenheit. Zusätzlich kann das Fenster so konfiguriert werden, dass von hier aus bestimmte neue Dokumente, wie z.B. E-Mails, Faxe oder Word-Dokumente, erzeugt werden können.

Scannen, Archivieren und Recherchieren

Die Dokumentenerfassung erfolgt über einen TWAIN-kompatiblen oder netzwerkfähigen Scanner. Das leistungsfähige OCR-Modul, basierend auf der führenden OCR/ICR FineReader Engine von ABBYY, erledigt automatisch die Textumwandlung gescannter Dokumente. Die erzeugten Texte können in beliebige Archivfelder zur optionalen Weiterverarbeitung abgelegt werden und dienen der Volltextrecherche mit der Volltextsuchmaschine dtSearch. Für nachfolgende Archivierung werden die Dokumente und deren Inhalte automatisch oder manuell indexiert und können so im überprüfbaren Originalzustand nach verschiedensten Suchkriterien blitzschnell aufgefunden werden - eine wichtige Forderung zur Erfüllung der neuen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Dokumente verwalten und managen

In DOCUframe® können alle Dokumentenarten (verschiedene Dateiformate, Bilder, Sprache, Abläufe, E-Mails etc.) abgelegt werden. Diese lassen sich nach beliebigen Merkmalen wie Titel, Rechnungsnummer, Datum, Fax-, E-Mail Adresse oder festgelegten Suchkriterien verwalten. Außerdem können Sie die Dokumente direkt den Stammdaten wie z.B. Kundeninformationen, Adressen, Artikel, Projekte etc. zuordnen. Dokumente werden nicht einfach in einem relativ unsicheren File-System abgelegt, sondern sind in der Datenbank gespeichert und intelligent mit Ihrer Business-Logic objektorientiert verknüpft. Verschiedene Dateiformate, wie z.B. MS Office-Dateien, können aus DOCUframe® heraus in ihrem ursprünglichen Anwendungsformat aufgerufen und versionskontrolliert bearbeitet werden. DOCUframe® arbeitet mit verknüpften Objekten, d.h. alle Dokumente werden nur einmal physikalisch in der Datenbank gespeichert; das hilft die IT Kosten zu reduzieren. Durch diese intelligente Verknüpfung wird auch sichergestellt, dass alle Abteilungen und Mitarbeiter immer mit dem aktuellsten Stand arbeiten, da das Dokument eben nur einmal physikalisch in der Datenbank existiert. Dokumente können unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Organisationsformen, an unterschiedliche Abteilungen weitergeleitet, ohne davon Kopien zu erstellen und parallel weiterverarbeitet werden.

Vorgangs- und Projektverwaltung

Mit DOCUframe® lassen sich kunden- und projektbezogene Abläufe (Dienstleistungen, Hotline-Support, Wartungsverträge etc.) in Vorgängen oder Projekten genauestens erfassen, kontrollieren und verwalten. DOCUframe® wird so zu einem effektiven Werkzeug für Customer Relationship Management (CRM) und Computer Aided Selling (CAI). Alle notwendigen Informationen, werden hierbei über individuell erstellbare Masken und Dialoge erfasst. Direkt- oder Telemarketingaktionen lassen sich genauso koordiniert und abwickeln wie Kundendienstvorgänge oder Reklamationsbearbeitung. Sämtliche Vorgänge werden protokolliert und ausgewertet und können somit kunden- bzw. projektbezogen abgerechnet werden. Ein wichtiges Hilfsmittel ist die Vergabemöglichkeit von Kontrollautomatismen. Gerade im Vertrieb lassen sich auf diese Weise Projekte hinsichtlich erfolgter Aktivitäten und dem daraus resultierenden Projektstatus kontrollieren. Eine Grundvoraussetzung für effektive und produktive Unternehmensführung.

Dokumenten-Workflow

Das bedeutet die softwaretechnische Abbildung der Informations- und Datenströme im Unternehmen. Damit können Dokumente unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Abläufe, an die zuständigen Mitarbeiter bzw. Abteilungen automatisiert weitergeleitet werden. Außerdem bietet Ihnen DOCUframe® ein ausgereiftes Eskalationsmanagement. Ein Eskalationsmanagement erinnert die Verantwortlichen an die Einhaltung einer bestimmten Bearbeitungszeit eines Dokumentes bzw. Vorgangs. Dank des Verlaufsprotokolls und der Statistiken, behalten die Abteilungen jederzeit die Übersicht über Menge, Zeit und Qualität der Bearbeitung. Keine Anfrage, egal ob an den Vertrieb, an den Service Support oder einfach nur nach Infomaterial, bleibt in Zukunft unbearbeitet. Über die integrierte Entwicklungsumgebung DOCUcontrol® lassen sich individuelle benutzerspezifische Anforderungen und Bedingungen, wie z.B. Makros und Abfragen realisieren. Dabei bleiben alle Dokumente durch objektorientierte Verknüpfung zu relevanten Kunden-, Projekt- oder Vorgangsinformationen jederzeit bezüglich Status und Termin im Überblick. Bitte schauen Sie sich zu diesem Thema auch unser Workflow-Beispiel (Buchen von Eingangsrechnungen) des Audi Zentrums Osnabrück an. Entwickelt wurde diese Lösung von unserem Partner IMOS, mithilfe der Entwicklungsumgebung DOCUcontrol®. Für weiterführende Information können Sie gern uns oder unseren Partner IMOS kontaktieren. Ihre Fragen beantworten wir gern.

Termin- und Zeitmanagement

Die Verknüpfung zu zeitlichen Abläufen zieht sich durch alle Funktionsmodule, wie ein roter Faden. Die Zeitschiene ist somit das Rückgrat aller Kontroll-, Verwaltungs- und Organisationsmechanismen. Am augenscheinlichsten tritt dies beim ausgefeilten Terminsystem von DOCUframe® zu Tage. Alle Termine stehen in Wochen-, Monats- oder Tagesformat wahlweise in grafischer oder tabellarischer Form zur Verfügung. Vielfältige Erinnerungs-, Wiedervorlage- oder Ereignisfunktionen stehen hierbei in direkter Verbindung mit den internen Vorgangs- und Projektsteuerungsmechanismen des Systems. Aber auch alle Formen von Dokumenten können zeitkritisch verwaltet werden. Ob per SMS oder E-Mail: DOCUframe® sorgt an jedem Ort dafür, dass Sie Ihre Termine und Zeitvorgaben einhalten.

Informations- und Wissensmanagement

Das Know-how eines Unternehmens definiert sich nicht in der Menge der Daten, sondern in der Art und Weise, wie bei Bedarf darauf zugegriffen werden kann und somit Informationen gewonnen werden. Viele Dokumenten- und Archivierungssysteme beschränken sich dabei auf reine Dokumentensuche über Schlagworte und Suchkriterien. Auch hier ist die objektorientierte Struktur von DOCUframe® wieder einen Schritt voraus. Alle Informationen sind transparent verknüpft, auch mit allen verfügbaren Kennzahlen einer angebundenen betriebswirtschaftlichen Standardsoftware. Die beste Integration bietet hier natürlich unsere Komplettlösung ERPframe® für Verkauf, Warenwirtschaft, Materiallogistik und Produktion. Auf Knopfdruck können z.B. aus ERPframe® die mit Kunden oder Projekten verbundene Belege, Daten und Zahlen übernommen und in DOCUframe® weiterverarbeitet, ausgewertet und archiviert werden. Durch die Möglichkeit individuell generierbarer Dialoge, Funktionen und Abfragen lassen sich zudem alle Daten in kompakter und aussagekräftiger Form extrahieren: für die Firmenleitung als Management-Informationssystem und für alle anderen als Wissensdatenbank. Alle Informationen bleiben also im Unternehmen, auch wenn ein Mitarbeiter dieses verlässt. Durch die Möglichkeit der Vergabe von verschieden Sicherheiten kann definiert werden, welche Befugnis jeder Anwender hat.

Unified Messaging

Alle wichtigen Dienste einer modernen Unified Messaging-Software werden von DOCUframe® zur Verfügung gestellt. (wie z.B. E-Mail, Fax, Sprachmitteilungen und SMS) Mit der Erweiterung CTI (Computer Telephony Integration) werden zusätzlich alle telefonrelevanten Funktionen gesteuert.


  • Faxen direkt vom Arbeitsplatz:
    DOCUframe® bietet Ihnen die Möglichkeit alle Dokumente auch aus anderen betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen, direkt von Ihrem eigenen Arbeitsplatz ohne Qualitätsverlust zu faxen und dies auch als Serien- bzw. Rundfax. Zudem kann ein empfangenes Fax weiterverarbeitet und mit grafischen Objekten wie z.B. Unterschriften und Notizen versehen werden.
  • Professioneller E-Mail Versand:
    DOCUframe® stellt Ihnen einen eigenständigen serverbasierten E-Mail-Client, der mit POP3/SMTP oder IMAP kommuniziert, zur Verfügung.
    Sie können E-Mails automatisch an Empfänger verteilen, weiterleiten oder Serien-E-Mails erstellen. Jede E-Mail kann mit Terminen, Adressen, Projekten- bzw. Vorgängen verknüpft und von jedem Arbeitsplatz versendet, verwaltet und archiviert werden.
  • Sprachausgabe und -kommunikation:
    Sprachnachrichten, sogenannte Voice-Mails, können wie andere Dokumente auch, im DOCUframe®, bearbeitet, weitergeleitet, zugeordnet oder archiviert werden.
  • Integration des klassischen Telefons (CTI/Computer Telephony Integration):
    Viele der zeitraubenden Gesprächsvorbereitungen (Telefonnummern-Recherche, das Eingeben der Rufnummer etc.) werden von DOCUframe® übernommen. Via Knopfdruck wird die Verbindung hergestellt. Eingehende und versäumte Anrufe werden mit der Rufnummer gespeichert und können später wieder angezeigt werden. Somit verpassen Sie keinen Anruf. Dabei stellt Ihnen DOCUframe® alle anruferrelevanten Informationen sofort am Bildschirm zur Verfügung.

Mobile Kommunikation

Die Funktionsvielfalt von DOCUframe® im Bereich Mobile Kommunikation bietet eine ganze Reihe von Möglichkeiten.

Ob Mobile Computing, Mobile PDA oder Mobile Datenbank, wer auf aktuelle Informationen angewiesen ist, will über diese auch außerhalb des firmeneignen Netzwerkes verfügen.


  • Mobile Computing:
    Um von außerhalb oder unterwegs auf Ihr firmeninternes DOCUframe® zugreifen zu können, benötigen Sie nur Ihren Home-Office-Rechner oder Laptop, sowie ein DFÜ/GPRS - Zugang und einen Remote Access Client, wie z.B. die Terminal-Server-Technologie von Microsoft® oder CITRIX®.
  • Mobile PDA:
    Sie können jederzeit Adressen, Notizen und Termine in Ihren PDA übernehmen. Und damit Sie keinen Termin versäumen, benachrichtigt Sie DOCUframe® via SMS.
  • Mobile Datenbank:
    Mit dieser Funktion werden Sie in die Lage versetzt, Teile Ihrer Hauptdatenbank auf Ihr Notebook zu übernehmen. Sämtliche Daten die während Ihrer Außendiensttätigkeit erstellt oder geändert wurden, werden in die Hauptdatenbank zurückgespielt. Die Synchronisation erfolgt direkt über LAN/WAN.